PRIVACYVERKLARING

GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING

Fysiologic neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerking besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.

1. HET LEVEREN VAN ONZE DIENSTEN

Na toestemming of voor de uitvoering van een overeenkomst leveren wij onze dienstverlening en expertise. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam contactpersoon
• (Zakelijk) telefoonnummer
• (Zakelijk) e-mailadres
• Organisatienaam (optioneel)
• Betaalgegevens
• Factuurgegevens
• Eventuele inhoud van correspondentie

Bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt van de patiënt of persoon gerelateerd aan de registratie van het elektrocardiogram (ECG). Deze gegevens zijn nodig voor het beoordelen van de ECG opname zoals:

• Volledige naam, geslacht, geboortedatum
• Medische gegevens zoals medische indicatie en medicijngebruik
• Holter ECG-opname
• Dagboekgegevens zoals activiteiten en klachten

Wij gebruiken deze gegevens om de overeenkomst die wij met u aangaan, uit te kunnen voeren en om de relaties die hieruit voortvloeien te onderhouden. Wij bewaren deze gegevens gedurende de looptijd van de overeenkomst. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaartermijn van zeven jaar).

De bijzondere (medische) gegevens benodigd voor het ECG functieonderzoek verwerken wij alleen in opdracht (de gegevens zijn niet herleidbaar naar individuele personen). Wij bewaren deze medische gegevens niet langer dan 3 maanden, tenzij anders overeengekomen met de verwerkingsverantwoordelijke (opdrachtgever). Voor trainingsdoeleinden kunnen ECG gegevens langer worden bewaard, maar in dergelijk geval zullen deze gegevens niet meer herleidbaar zijn naar een individueel persoon.

Rechten van patiënten

De bijzondere (medische) gegevens benodigd voor het ECG functieonderzoek verwerken wij alleen in opdracht (de gegevens zijn niet herleidbaar naar individuele personen). Wij bewaren deze medische gegevens niet langer dan 3 maanden, tenzij anders overeengekomen met de verwerkingsverantwoordelijke (opdrachtgever). Voor trainingsdoeleinden kunnen ECG gegevens langer worden bewaard, maar in dergelijk geval zullen deze gegevens niet meer herleidbaar zijn naar een individueel persoon.

2. PLAATSEN EN AFHANDELEN BESTELLING

Via onze website (kunt u een bestelling plaatsen. Wanneer u een bestelling bij ons plaatst, laat u bepaalde gegevens achter. Deze gegevens hebben wij nodig om de bestelling af te handelen. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Volledige naam (contactpersoon)
• Organisatienaam (optioneel)
• Factuuradres
• Leveringsadres
• (Zakelijk) e-mailadres
• (Zakelijk) telefoonnummer (optioneel)
• Betaalgegevens
• IP-adres

Wij gebruiken deze gegevens om de overeenkomst die wij met u aangaan, uit te kunnen voeren. Wij bewaren deze informatie tot uw bestelling is afgerond. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaartermijn van zeven jaar).

3. ECG ACADEMY

Fysiologic verzorgt trainingen, opleidingen en webinars via de Fysiologic ECG Academy. Via onze website kunt u zich aanmelden voor deze opleidingen, trainingen en webinars.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Volledige naam (cursist)
• Organisatienaam (optioneel)
• (Zakelijk) telefoonnummer
• (Zakelijk) e-mailadres
• Vestigingsadres- en plaats
• (Zakelijke) factuurgegevens
• (Zakelijke) betaalgegevens
• Functietitel en achtergrond deelnemer
• Inkoopnummer/referentie
• Opleidingsvoortgang
• Eventuele inhoud van correspondentie
• Eventuele dieetwensen

Wij hebben deze gegevens nodig om u het trainingsmateriaal en praktische informatie toe te sturen, om een bewijs van deelname af te geven, om te factureren en eventueel om de lunch op locatie te verzorgen. Wij bewaren deze informatie, totdat u de opleiding, training of het webinar heeft afgerond en de betaling is voldaan. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaartermijn van zeven jaar).

Gebruikelijk geven wij trainingen op een trainingslocatie. Voor onze trainingen, zowel de openbare trainingen als de trainingen binnen de opleidingen, maken wij daarnaast gebruik van een online leeromgeving. Daarvoor maken wij een account voor u aan in onze online leeromgeving. Dit account wordt één jaar in geval van een losse training, 1,5 jaar in geval van een éénjarige opleiding en één jaar in het geval van een opleiding korter dan een jaar, bewaard. Er wordt gerekend vanaf de startdatum van de opleiding, respectievelijk de trainingsdatum van een losse training.

Om te waarborgen dat deelnemers aan de hele opleiding die (gedeeltelijk) niet aanwezig kunnen zijn de training wel terug kunnen kijken, nemen wij het merendeel van de trainingen binnen opleidingen op. Dit valt eveneens onder de uitvoering van de overeenkomst. Bij trainingen in opleidingstrajecten worden de opnames bewaard, zo lang als wij dat noodzakelijk achten.

De opnames worden gepubliceerd in onze online leeromgeving, die alleen voor mededeelnemers aan de hele opleiding toegankelijk is. Als zij deelnemen aan een training die wordt opgenomen en wij leggen daarbij persoonsgegevens vast, doen wij dit op basis van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om de overeenkomst met de deelnemers aan het opleidingstraject uit te voeren (zoals wij hierboven beschreven). Mocht u hier als losse deelnemer bezwaar tegen hebben, dan kunt u dit aan het begin van de training of via de contactgegevens via de website kenbaar maken.

4. ANONIMISEREN

Wij kunnen persoonsgegevens, die wij middels het gebruik van website verkrijgen, anonimiseren. Dit betekent dat de door ons oorspronkelijk verkregen persoonsgegevens, zodanig anoniem zijn gemaakt, dat de betrokkene niet meer identificeerbaar is aan de hand van deze gegevens. De gegevens zijn daarom geen persoonsgegevens meer en er zijn hiermee dan ook geen privacy-risico's verbonden.

Voor het anonimiseren van gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang. Door middel van deze geanonimiseerde gegevens kunnen wij namelijk statistisch onderzoek doen en onze website verbeteren.

5. CONTACT

Wij bieden verschillende mogelijkheden om contact met ons op te nemen. Dit kan telefonisch, maar ook via de mail, het contactformulier. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Volledige naam;
• (Zakelijk) e-mailadres;
• Eventuele informatie die u zelf deelt zoals inhoud en onderwerp van een bericht.

Wij gebruiken deze gegevens om uw verzoek om contact met u op te nemen netjes af te handelen en om de overeenkomst hiertoe met u uit te voeren. Wij bewaren deze informatie, totdat wij denken dat u tevreden bent met onze reactie.

6. WERVING EN SELECTIE

Voor de werving en selectie van potentiële kandidaten is het noodzakelijk dat wij persoons- gegevens verwerken.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Volledige naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer (optioneel)
• Zakelijk profiel (LinkedIn)
• Curriculum Vitae
• Eventuele overige informatie die een kandidaat aan ons verstrekt

Wij verwerken deze persoonsgegevens voor de werving, selectie en de beoordeling van potentiële kandidaten. Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van ons eigen gerechtvaardigd belang, namelijk het vervullen van de vacatures. Het gaat hierbij altijd om gegevens die u zelf openbaar maakt of aan ons verstrekt. Daarnaast kan dit ook voor u van belang zijn in het kader van interessante baanaanbiedingen. Wij verwerken uw gegevens indien wij van mening zijn dat u een geschikte kandidaat bent. Hiervoor vragen wij altijd uw voorafgaande toestemming.

Mocht u na afloop van de sollicitatieprocedure niet in dienst treden, dan bewaren wij de gegevens niet langer dan zes weken na beëindiging van de procedure. Zo kunnen wij u alsnog benaderen als de eerdere kandidaat bij nader inzien niet geschikt blijkt. Indien u toestemming heeft gegeven om uw gegevens langer te bewaren, dan bewaren wij uw gegevens maximaal één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure.

7. SOLLICITEREN VOOR EEN BAAN BIJ ONS

Heeft u gereageerd op één van onze vacatures of heeft u een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij uw persoonsgegevens om uw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Volledige naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer (optioneel)
• Curriculum Vitae
• Motivatiebrief
• Salarisindicatie
• Referenties
• Eventuele overige informatie die u meestuurt met uw sollicitatie

Wij gebruiken deze gegevens ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereen- komst. Mocht u na afloop van de sollicitatieprocedure niet in dienst treden bij Fysiologic, dan bewaren wij de sollicitatiegegevens vier weken (zonder toestemming) na beëindiging van de procedure. Zo kunnen wij u alsnog benaderen als de eerdere kandidaat bij nader inzien niet geschikt blijkt. Wanneer wij u op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen wij - met uw toestemming - uw sollicitatiegegevens maximaal één jaar na beëindiging van de sollicitatie- procedure bewaren. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien u bij ons komt werken bewaren wij uw sollicitatiegegevens in het personeelsdossier.

In geval sociale media- en internet screening noodzakelijk en gerechtvaardigd is tijdens de sollicitatieprocedure zal dit worden aangegeven in de vacaturetekst of zal u als kandidaat vooraf geïnformeerd worden. Wij kunnen gevonden informatie gebruiken tijdens het sollicitatieproces voor verdere beoordeling. Wij zoeken hiervoor op uw naam op Google en eventuele profiel op diverse sociale media. Dit uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn; wij zullen u niet vragen om ons toegang te verlenen tot een afgeschermde sociale media-pagina of een connectie met ons te maken. Uiteraard zullen de bevindingen altijd met u worden besproken. Wij wijzen mensen niet af enkel op resultaten van een screening. Mocht u bezwaar hebben tegen de screening, dan kunt u dit per e-mail aangeven op het moment dat u solliciteert.

Als wij hulp nodig hebben van externe HR-consultants met betrekking tot uw sollicitatie kan het zijn dat wij uw gegevens naar hen doorsturen. Ook kan het zijn dat wij uw sollicitatie doorsturen naar andere Fysiologic ECG Services B.V. verbonden ondernemingen, wanneer uw sollicitatie relevant is voor hen.

8. WANNEER KUNNEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS DELEN MET DERDEN?

Fysiologic deelt uw gegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

• Wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
• Dat nodig is om de overeenkomst met u uit te voeren;
• U hier toestemming voor geeft;
• Wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben;
• Wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

Wanneer wij uw gegevens aan een derde verstrekken, zorgen wij ervoor (o.a. via een overeenkomst) dat uw gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Ook komen wij hierin overeen dat uw gegevens worden verwijderd zodra deze niet meer nodig zijn.

Wanneer wij uw gegevens aan een derde verstrekken, zorgen wij ervoor (o.a. via een overeenkomst) dat uw gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Ook komen wij hierin overeen dat uw gegevens worden verwijderd zodra deze niet meer nodig zijn. De partijen die in onze of uw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

• Cookie leveranciers (zie cookie-overzicht via "Lees meer" bij eerste bezoek aan website) bij bezoek aan website.
• Dat kan ook ingezien worden via url: https://www.fysiologic.nl/cookiebeleid-eu/
• IT-leveranciers en -dienstverleners voor onderhoud van software systemen en de hosting van servers en leveren van clouddiensten.
• Bezorgdiensten voor holter-aan-huis of bestelling van holter benodigdheden.
• Betaling dienstverleners (en incassobureau).
• Bureaus gespecialiseerd in de inspectie, training, advies en certificatiediensten van kwaliteitsmanagementsystemen.
• Evenement organisaties en locaties voor bedrijfsevenement voor medewerkers en/of klanten.

Om onze diensten te kunnen verlenen, kan Fysiologic uw persoonsgegevens verstrekken aan par tijen die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Fysiologic doet dit alleen indien er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit betekent bijvoorbeeld dat wij een modelovereenkomst van de Europese Commissie gebruiken of afspraken maken over de omgang met persoonsgegevens.

9. BEVEILIGING

Fysiologic neemt de bescherming van uw gegevens serieus en hebben passende beveiligingsmaat regelen genomen om misbruik van, en ongeautoriseerde toegang tot, uw persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot uw persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Wij treffen onder meer de volgende beveiligingsmaatregelen:

• Logische toegangscontrole op onze laptops en systemen, gebruikmakend van meervoudige verificatie;
• Fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging, waaronder toegangstags;
• Encryptie (versleuteling) van digitale bestanden;
• Organisatorische maatregelen voor toegangsbeveiliging;
• Beveiliging van netwerkverbindingen via Transport Layer Security (TLS) technologie;
• Doel gebonden toegangsbeperkingen;
• Kantoorautomatisering en reguliere mail verloopt allemaal via Microsoft Office 365;
• Hosting en dataopslag van onze ECG-gerelateerde platformen bevinden zich in de EU.

10. RECAPTCHA

Wij gebruiken de reCAPTCHA service van Google Inc. (Google) om onze website te beschermen tegen spam en misbruik. Om Google reCAPTCHA te laten werken, wordt het IP-adres van een web sitebezoeker, de muisbewegingen en mogelijk ook andere data verzameld. Deze informatie wordt hiervoor verstuurd naar en verwerkt door Google. Door deze informatie te analyseren kan Google opmaken of wij te maken hebben met een echte websitebezoeker of een robot. Voor meer informatie verwijzen wij je door naar de privacyverklaring van Google.

11. GEBRUIK COOKIES

Op onze website gebruiken wij cookies van onszelf en van derde partijen. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina's onze website(s) wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schijf van uw computer of ander apparaat wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers of die van de betreffende derde partijen teruggestuurd worden. Ook kunnen wij hiermee onze website(s) optimaliseren.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze cookies blokkeert of het activeren van de 'Do Not Track'-optie (DNT). Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Wij en derde partijen gebruiken verschillende soorten cookies:

• Functioneel en technisch; zorgen ervoor dat bepaalde onderdelen van de website goed werken en dat uw gebruikersvoorkeuren bekend blijven;
• Statistieken; het gebruik van de website te analyseren en op basis daarvan de website te optimaliseren en gebruiksvriendelijker te maken;
• Marketing; maken van gebruikersprofielen met het doel om gepersonaliseerde advertenties te tonen.

Wanneer u onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over de verschillende cookies die geplaatst kunnen worden en bijbehorend doel. Hierbij zullen wij, voor zover wij dat verplicht zijn, vragen om uw akkoord voor het gebruik alle of bepaalde typen (functioneel, statistieken en/of marketing) van cookies.

In- en uitschakelen van cookies

In uw webbrowser kunt u instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer u hiermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van uw browser. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld.

Verwijderen van cookies

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. U kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen, voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van uw browser.

12. RECHTEN VAN BETROKKENEN

U heeft de volgende rechten:

• Recht op inzage: u heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, in te zien.
• Recht op rectificatie: u heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
• Recht om uw toestemming in te trekken: u kunt uw toestemming altijd eenvoudig intrekken.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
• Recht op verwijdering: u kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te laten overdragen naar een derde partij.
• Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kunt u verzoeken om het verwerken van uw persoonsgegevens (al dan niet tijdelijk) te beperken wat betekent dat wij minder gegevens van u verwerken.

Wanneer u gebruik wenst te maken van één van deze rechten, kunnen wij u vragen om u te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat u de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

Wij zullen in principe binnen een maand aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter met twee maanden worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacy rechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan binnen de eerste maand op de hoogte stellen.

Indien u één van uw rechten wenst uit te oefenen, dan kunt u dat kenbaar maken door contact met ons op te nemen via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

13. KLACHT INDIENEN

Als u vragen heeft, of een klacht in wilt dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze privacy- en cookieverklaring. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren dit verder met u. Als u echter vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens om een klacht in te dienen.

14. WIJZIGINGEN IN DEZE PRIVACYVERKLARING

Fysiologic heeft het recht om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Wijzigingen zullen op de website van Fysiologic worden gepubliceerd. Check daarom regelmatig deze privacyverklaring, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

De huidige privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 31 mei 2023.

CONTACT Als u vragen heeft, aanvullende informatie nodig heeft of iets wilt melden omtrent een gegevens- of beveiligingslek rondom onze dienstverlening of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, neemt u dan gerust contact op met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van Fysiologic. De FG is telefonisch bereikbaar op +31 88 045 06 00 of via e-mailadres privacy@fysiologic.nl.

Mocht u er niet uitkomen hoe wij met persoonsgegevens omgaan na uw klacht, dan heeft u het recht om een privacy klacht te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl).